博奥智能档案管理系统采用B/S模式，以“用”为中心，实现档案管理业务流程的智能化、信息化和自动化。系统主要由三部分组成：
1、档案数据信息中心：提供档案信息存储服务；
2、综合管理系统：提供对所有档案进行统一的综合管理，提供基于网络的共享服务；
3、业务流程管理系统：为各种应用提供基于业务流程的集成平台。用户可以利用这些平台和接口，在这个平台上实现业务流程的自动化处理和管理。
档案数据信息中心
档案数据信息中心由以下主要功能组成：
1、档案数据的存储：提供对各类档案信息的数据存储服务，包括文件夹、照片、光盘、录像带、录音带等。
2、档案资源的检索：提供对档案信息的检索功能，包括全文检索、目录检索等。
3、档案信息的管理：提供对档案信息的统计和管理功能，包括用户管理、机构管理和项目管理等。
4、业务流程的管理：提供对各种业务流程的控制功能，包括流程设置和流程跟踪等。
综合管理系统
综合管理系统提供对所有档案进行统一的综合管理，提供基于网络的共享服务。在该系统中，用户可以利用档案数据信息中心的档案信息，完成对所有档案的管理工作；也可以通过本系统自己的用户界面，实现对本单位的业务流程自动化管理，提升工作效率。
综合管理系统为用户提供了三个主要功能模块：档案接收管理、档案利用服务。
对于接收不规范的档案，系统可以自动提示用户进行修改和重新归档；对于档案流转过程中遇到问题，系统可以提供自动定位，帮助用户准确地找到问题所在并加以解决；对不需要归档的文件，可以提供在线和离线两种方式进行利用。
业务流程管理系统
通过业务流程管理系统，用户可以快速构建各类档案的业务流程，并可以将其与综合管理系统和其他应用系统进行集成。通过业务流程管理系统，用户可以将所需要的业务流程定义、运行、监控、维护等功能进行自动化处理和管理。
电子文件归档和电子档案管理
在系统中可以实现对电子文件归档的管理，可以将电子文件按照档案法规、制度的要求进行归档，形成电子档案，并提供可供用户查询、复制和打印的服务。
系统通过对档案业务流程的优化，实现对电子文件和电子档案进行归档的过程控制，同时提供基于网络的共享服务。
系统提供了一套完整的电子文件归档管理流程，并有一个完善的元数据方案，可以实现对电子文件和电子档案进行统一归档管理。
在系统中可以方便地进行不同类别和类型电子文件及相关业务流程的管理。系统中还提供了电子文件归档与电子档案管理子系统。可以根据用户需要，通过网络进行共享服务。
系统应用效果
通过博奥智能档案管理系统，实现了档案的统一集中管理，各部门在利用过程中可以方便快捷地找到需要的资料，也便于各个部门之间的协调沟通。同时，通过系统的统计分析功能，可以对档案进行科学合理的利用和管理。减少了档案重复收集、重复整理、归档等工作，提高了工作效率和质量，实现档案管理工作的现代化。
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能模块 |
子模块 |
模块说明 |
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权限管理 |
权限设置 |
权限划分可以根据公司的层级组织架构定制 |
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根据模块设置权限 |
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权限级别 |
系统管理员 |
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人员管理 |
查看人员信息 |
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管理员查看所有借取、归还记录信息 |
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支持增删改编查 |
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登陆首页 |
公告栏 |
跑马灯显示最近3个公告 |
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树形结构 |
左侧为树形结构 右侧为显示页面 |
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个人中心 |
个人消息 |
非聊天类。只显示系统反馈如下消息：回帖提示、上传成功、上传失败、积分提示 |
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文档管理 |
上传文档 |
上传新文档 |
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上传文档审核 |
具备审核权限人员可显示需审核所有文档列表，采用二级审核机制即：上传人-区域审核人-总部审核人 |
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文档信息浏览 |
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文档信息下载 |
可下载至本地 |
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文档更改 |
权限类 |
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文档收藏 |
点击收藏可在线收藏该文档 |
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文档删除 |
权限类 |
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问答区域 |
发帖 |
员工可在问答区发相关技术贴-实名制 |
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回复 |
员工可在问答区回复别人发帖-实名制 |
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积分 |
上传积分 |
成功上传文档后给员工记录上传积分 |
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回复积分 |
回复发帖人并获得最佳答案可记录回复积分 |
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文档检索 |
结构检索 |
树形结构筛选 |
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文档名检索 |
通过模糊文档名称检索 |
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全文内容检索 |
通过文档内容进行检索 |
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组合检索 |
通过多种模式检索 |
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系统管理 |
权限设置 |
1.ADMIN管理员-所有权限.包括：上传、删除、更改、权限设置、审批、公告、报表等所有权限 |
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2.区域管理员-具备文档上传审核权限 |
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3员工-具备浏览和上传、下载、发帖、回复权限 |
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报表 |
数据收集 |
自定义时间段查询所有上传、下载、浏览、审核、文档数量等信息 |
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安全机制 |
浏览机制 |
文档默认为线上浏览 |
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下载机制 |
每天最多只能下载20个文档 |
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预警机制 |
员工5天内下载文档超过规定阀值发送系统消息提醒区域管理员 |
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文档版本管理 |
华为类文档 |
一类版本号 |
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自有类文档 |
二类版本号 |
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其他类文档 |
三类版本号 |
